Dentro de las herramientas de Google, existe DRIVE que sirve para almacenar, organizar documentación y trabajar con ella de forma colaborativa.
Para ello, voy a poner un ejemplo de los posibles pasos a realizar para conseguirlo.
Vamos a crear una carpeta para contener todos los documentos que se van a querer compartir. Dentro de la propia plataforma de Google hay herramientas de ofimática: documentos de texto, hojas de cálculo..., además está la opción de subir documentos externos que tienes fuera de tu cuenta, así que se puede ordernar de forma integral toda la documentación asociada que se desee.
Para ello, según se puede ver en la pantalla, nos debemos posicionar en la carpeta en la que queremos empezar y pulsar al + para crear nueva carpeta, documento...
Aquí se pueden ver todas las opciones que se puede hacer para introducir documentación en DRIVE
Una vez que tengo la carpeta organizada sería formar el grupo de trabajo asociado, para ello es buena práctica crear en la agenda de contactos (si no sabes, puedes ver la entrada de como crear etiquetas en tu agenda de contactos de Google) con el objetivo de tener identificados las personas con las que voy a trabajar en este proyecto. Como etiquetas de contacto se puede tener más de una, así que tendría una específica para los participantes en el trabajo colaborativo de esta carpeta.
Luego en DRIVE, pulsando sobre la carpeta, se puede seleccionar la opción de compartir, es en ese momento en el que puede seleccionar al grupo creado en la agenda con la etiqueta, lo bueno de esto es que si el proyecto se alarga en el tiempo y tengo que mandar correos a los integrantes ya usaré esa etiqueta, si tengo que convocar una reunión también la usaré... En general, se puede decir que de esta forma ya tengo organizado durante todo el proyecto a sus participantes :o)
Si vas escribiendo el nombre del grupo te lo irá cargando y te cargará sus participantes también
Una vez que tengo seleccionados los participantes es hora de invitarles, así que se escribirá aquí un mensaje de bienvenida al grupo para colaborar donde le puedes decir la información que consideres, además también seleccionarás el modo en que quieres compartir con él la información, en este caso vamos a dar derecho de edición a todos ya que es un trabajo colaborativo y queremos que todos puedan ampliar y modificar la informacion compartida.
Observa los tres modos de colaboración permitidos es imporante seleccionar el correcto
Fijaros que ya ha cambiado la sección de quién tiene acceso, sección que está en la parte baja de la derecha de la pantalla e incluso si se pulsa a actividad se puede ver todo lo que se ha ido haciendo como se puede ver en estas imágenes.
Ahora ya le llegarán a los nuevos participantes notificaciones y correos en todos los dispositivos en los que tenga abierto el correo y drive, mirar ejemplos... Y YA SE PUEDE COMENZAR A TRABAJAR DE FORMA COLABORATIVA
